Cục Quản lý đất đai vừa có văn bản 4293 gửi Sở Nông nghiệp và Môi trường các tỉnh, thành phố về cập nhật hướng dẫn tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu đất đai đã số hóa để cắt giảm giấy tờ cho người dân.

Thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai được khai thác, sử dụng thay thế Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, trước mắt áp dụng đối với đất ở. Ảnh: Bích Hợp.

Lấy dữ liệu làm trung tâm

Theo Cục Quản lý đất đai, việc cập nhật hướng dẫn được thực hiện trong khuôn khổ Kế hoạch số 2959/KH-BNNMT-BCA ngày 29/3/2026 của Bộ Nông nghiệp và Môi trường và Bộ Công an về tăng cường đo đạc, lập bản đồ địa chính, lập hồ sơ địa chính và hoàn thành cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai.

Hướng dẫn mới được cập nhật trên cơ sở nhiều quy định, hướng dẫn được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các bộ ban hành thời gian qua, trong đó có Nghị quyết số 66.22/2026/NQ-CP, Nghị định số 309/2026/NĐ-CP, Nghị định số 310/2026/NĐ-CP, Quyết định số 29/2026/QĐ-TTg và Công văn số 3695/BTP-KSTT của Bộ Tư pháp. 

Một điểm đáng chú ý là Nghị định số 309/2026/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm khai thác, sử dụng dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ, không yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ đã có dữ liệu. Việc tiếp nhận thủ tục hành chính cũng không phụ thuộc địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc đối với các thủ tục thuộc danh mục được công bố.

Theo hướng dẫn, việc tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu đất đai được thực hiện theo nguyên tắc “lấy dữ liệu làm trung tâm”. Cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính phải khai thác thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại thông tin, giấy tờ đã được kết nối, chia sẻ.

Đặc biệt, thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai được khai thác, sử dụng thay thế Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, trước mắt áp dụng đối với đất ở.

Cục Quản lý đất đai yêu cầu các địa phương đồng thời bảo đảm đúng thẩm quyền theo phân cấp. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính ngành Nông nghiệp và Môi trường là nền tảng kỹ thuật thống nhất để tiếp nhận, luân chuyển, theo dõi và trả kết quả theo quy trình do UBND cấp tỉnh ban hành; việc sử dụng nền tảng tập trung không làm thay đổi thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị tại địa phương.

Bảy bước tái cấu trúc quy trình

Hướng dẫn của Cục Quản lý đất đai quy định việc tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu đất đai để cắt giảm giấy tờ và cung cấp dịch vụ công trực tuyến được thực hiện tuần tự theo bảy bước, địa phương nghiên cứu, vận dụng phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.

Cục Quản lý đất đai đề nghị các địa phương nghiên cứu, vận dụng phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương. Ảnh: Bích Hợp.

Bước đầu tiên là xác lập, hoàn thiện cơ sở pháp lý về trình tự, thủ tục hành chính đất đai. Địa phương phải rà soát, chuẩn hóa quy định, công bố danh mục thủ tục thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, cấp xã và trình Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt quy trình nội bộ từng thủ tục.

Bước hai là rà soát, đánh giá hiện trạng quy trình giải quyết từng thủ tục, qua đó xác định các bước có thể cắt giảm, tự động hóa, liên thông điện tử. Việc rà soát bao gồm cả các nhóm thủ tục liên thông như đăng ký đất đai, xác định nghĩa vụ tài chính, công chứng và thuế.

Bước ba tập trung đối khớp thành phần hồ sơ với các cơ sở dữ liệu. Thông tin về người sử dụng đất được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thông tin thửa đất, Giấy chứng nhận từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai; thông tin hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thông tin doanh nghiệp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nghĩa vụ tài chính từ cơ sở dữ liệu của ngành Thuế.

Các thành phần hồ sơ sau đối khớp được phân thành ba nhóm: cắt giảm hoàn toàn; cắt giảm có điều kiện; và giữ nguyên khi chưa có dữ liệu hoặc dữ liệu chưa đủ giá trị pháp lý để thay thế. Địa phương đồng thời phải đánh giá mức độ “đúng - đủ - sạch - sống” của dữ liệu đất đai và khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu. Trên cơ sở kết quả đối khớp, phân loại, lựa chọn và lập danh mục thủ tục hành chính cung cấp công toàn trình, hoặc một phần.

Bước bốn là xây dựng phương án tái cấu trúc, thiết kế quy trình điện tử và biểu mẫu điện tử tương tác. Theo đó, các biểu mẫu được thiết kế theo hướng tự động điền, xác nhận thông tin từ các cơ sở dữ liệu, giảm tối đa số trường thông tin người dân phải khai.

Người dân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 thì không phải ký số biểu mẫu điện tử tương tác, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Đối với trường hợp phải ký số, người dân được hướng dẫn sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng trên VNeID.

Bước năm là tính toán chi phí tiết kiệm từ việc cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính. Chi phí này bao gồm chi phí chuẩn bị hồ sơ, thời gian kê khai, chi phí đi lại, chờ đợi và phí, lệ phí được miễn, giảm nếu có. Sau sáu tháng vận hành chính thức, địa phương phải rà soát, cập nhật kết quả tính toán trên cơ sở số liệu hồ sơ thực tế.

Bước sáu là cấu hình, kiểm thử, tích hợp, công bố và cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Trong đó, việc tái cấu trúc phải hoàn thành trong thời hạn 15 ngày kể từ thời điểm dữ liệu được công bố theo điểm đ khoản 2 Điều 21 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2026/QĐ-TTg. Các địa phương cũng phải tổ chức tập huấn cho cán bộ và hướng dẫn người dân sử dụng VNeID, Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Theo đó, địa phương gửi hồ sơ quy trình (quy định trình tự, thủ tục hành hành; quy trình nội bộ; phương án tái cấu trúc; sơ đồ quy trình điện tử; thiết kế biểu mẫu điện tử tương tác) về Bộ Nông nghiệp và Môi trường  để phối hợp cấu hình trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính ngành nông nghiệp và môi trường theo đúng quy trình do địa phương ban hành.

Bên cạnh đó, phối hợp thử nghiệm, kiểm thử dịch vụ công toàn trình theo quy định tại Điều 22 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 29/2026/QĐ-TTg (kiểm thử với vai trò của đối tượng thực hiện; gửi kết quả kiểm thử trên hệ thống quản trị của Cổng Dịch vụ công quốc gia); khắc phục, hoàn thiện đối với các nội dung chưa đạt trước khi công khai chính thức.

Công bố, công khai quy trình đã tái cấu trúc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo quy định; cập nhật danh 10 mục thủ tục hành chính đủ điều kiện tiếp nhận không phụ thuộc vào địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc khi đáp ứng yêu cầu về số hóa hồ sơ, xác thực điện tử, liên thông, chia sẻ dữ liệu.

Ngoài ra, tổ chức tập huấn cho cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công, Văn phòng Đăng ký đất đai và Chi nhánh về quy trình mới.

Bước cuối cùng là tổ chức vận hành, giám sát, hoàn thiện dữ liệu và báo cáo. Các địa phương phải vận hành đồng thời phương thức trực tuyến và trực tiếp, bảo đảm quyền lựa chọn của người dân; đồng thời gắn giải quyết thủ tục hành chính với nhiệm vụ hoàn thiện Cơ sở dữ liệu đất đai.

Mọi biến động phải được cập nhật kịp thời vào hồ sơ địa chính, Cơ sở dữ liệu đất đai và đồng bộ về Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai theo thời gian thực. Hằng tháng, hằng quý, địa phương tổng hợp kết quả, trong đó nêu số thủ tục đã tái cấu trúc, số thủ tục cung cấp dịch vụ công trực tuyến, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, tỷ lệ thành phần hồ sơ được cắt giảm và chi phí tiết kiệm cho người dân, doanh nghiệp.

Trước đó, ngày 24/5/2026, Cục Quản lý đất đai đã ban hành Công văn số 2112/QLĐĐTKKKTTĐĐ hướng dẫn địa phương tái cấu trúc quy trình, tái sử dụng dữ liệu đất đai đã số hóa để cắt giảm giấy tờ cho người dân.